ひとりバックオフィスが考えるタスク管理
私は今年の２月からクリニックのバックオフィスの仕事に従事しています。
今までやったことのない仕事ですので、数ヶ月の引き継ぎ期間をいただき、夏からひとりバックオフィスを担います。
職場の方々が気持ちよく働けるように配慮しながら、しっかりとやるべき事をやらなくてはなりません。
その為にどのようなタスク管理をするべきか考えてみました。
週次・月次はカレンダーで管理
一覧で確認できるので、毎週やる事も、月の中で必ずやる事も入力します。
必ずその日にやらないといけない事はマーク(赤字やマーカーなど)します。
カレンダーはPCデスクトップに貼っておき、印刷もします。
印刷したものには、気づいたタスクを随時入れていきます。
特に期日指定のものや年次のものは、忘れないようにするため、余白に目立つように記入しておきます。
頼まれたことはすぐにやる または すぐにメモする
買い物や印刷物などは急がないものでも、頼まれたらすぐに済ませてしまいます。
すぐにやらないと忘れてしまうので、基本的には言われたらすぐにメモします。
やる日が決まっていることもあります。カレンダーに追記、付箋を貼るなど忘れない対策をします。
ホームページに掲載するものは、予約もできるので、早めに対応していきます。
計画前倒しで出来ることをやっていく
臨時でお願いされたり、ちょっとしたトラブル対応は日常茶飯事です。
経理ソフトの入力や年次で必要なエクセルファイルの追記、申請書類等の準備、配布物の準備、手が空いている時にやっておきたいことを常に頭に入れておきます。
また、期日が迫っているが経営者の判断でないと対応できないものなどは、早めに判断を仰ぎます。
書類等の管理・収納等
関連する書類は、一塊にして保存します。
一番最初に苦労した事は、どこに何があるのか分からない事でした。
書類の保管場所を把握することで、どのような事をしなくてはならないかも把握できます。
また、法令等で保存期間も決まっています。保存場所を決められているものもあります。
今後、提出するべき書類、配布物、請求書などの管理も重要です。
年次手続き等の把握
社会保険や税金、健康保険事務所や役所等に提出するものは、バックオフィスの重要事項です。
毎年やるべきことは郵送で届けられるものもありますが、インターネットでダウンロードするもの、決算が終わるとやるべき事の把握も必要です。
社会保険・税金手続き等の把握
入職者・退職者の手続きと、年次の手続きがあります。
入職者・退職者の手続きは５日以内となるものがあります。
年次の手続きは年明けと７月に重要なタスクがあります。
必要書類が郵送で届くので、期日までに提出できるようにタスク管理をしたいと思います。
個人情報の管理
マイナンバーの管理は厳重な管理が求められています。
その他にも給与や税金関係、社会保険関係、履歴書等など重要な書類の保管には十分に注意して取り扱う必要があります。
経理関係の書類や重要物の管理
通帳類、小口現金、駐車券、インターネットバンキング関連の重要物、電子データの保管等あります。
また、月次決算をやっているので月毎の納品書・請求書・領収書などの管理や集計表等の管理も必要です。
請求書に関しては、現金支払い、口座振替、振込対応、立替金の支払いなど各種支払い方法が異なります。
その他、収入面・支出面のデータ等の管理も必要です。
機密情報の管理
その他にも契約書関係や決算関係など重要なものの保管・管理があります。
聞かれた時にすぐに出せるように把握と管理が必要です。
なお、機密情報の漏洩は厳禁です。意識を持って言動に注意しなければなりません。
知識をつけて信頼される存在になりたい
今までは給与天引きなどで手続き等をやってもらう側でした。
これからは、自分から情報を取りに行き、税金や社会保険の対応をしなくてはなりません。
また、月次決算や年次決算、給与計算、クリニック特有の仕事など多岐に渡る業務知識を付けなくてはなりません。
知らないことはすぐに確認し、聞かれた方に正しく丁寧に答えられるよう努力していきたいと思います。
また、業務効率化を意識して、業務だけに追われないよう、ゆとりを持って仕事ができるようになりたいと思います。
今後も、バックオフィスの仕事内容を備忘記録としてブログを書いていきたいと思います。
そして徐々に成長した姿を見せられるようなブログにしたいと思います。